档案管理规定（实用17篇）

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人事档案管理规定

第一条为进一步加强流动人员人事档案的管理，维护人事档案的真实性、严肃性，完善人才流动社会化服务体系，促进人才合理流动，根据《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》及有关法律、法规，制定本规定。

第二条本规定所称流动人员人事档案是指：

(一)辞职或被辞退的机关工作人员、企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案;。

(二)与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案;。

(三)待业的大中专毕业生的人事档案;。

(四)自费出国留学人员的人事档案;。

(六)外国企业常驻代表机构的中方雇员的人事档案;。

(七)其它流动人员的人事档案。

第三条流动人员人事档案管理遵循“集中统一，归口管理”的原则，接受同级党委组织部门、政府人事行政部门的监督和指导。

第四条流动人员人事档案管理机构为县以上(含县)党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构(以下简称人才流动服务机构)，其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案;严禁个人保管他人人事档案。

第五条跨地区流动的流动人员人事档案，可由其户籍所在地的人才流动服务机构管理，也可由其现工作单位所在地的人才流动服务机构管理。

第六条尚未建立人才流动服务机构的地区，流动人员人事档案仍由原人事档案管理单位管理。

第七条人才流动服务机构应认真做好流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等管理工作，认真做好与流动人员人事档案管理有关的流动人员身份认定、档案工资记载、出国(出境)政审工作，经授权做好相关的职称资格考评、合同鉴证、社会保险等社会化服务工作。

第八条人才流动服务机构凭符合国家有关政策规定的人员流动的有效文书，向流动人员原单位开具调档函，原单位接到调档函十五天内，将流动人员人事档案随档案转递通知单转交人才流动服务机构。转递的流动人员人事档案必须完整齐全，不得扣留材料或分批转出。人才流动服务机构经审核无误后，及时将档案转递通知单回执退回原单位。人才流动服务机构发现转来的档案材料不齐全或不清楚的，应要求原单位补齐或查清楚。

第九条流动人员人事档案转递，应通过机要交通或派专人送取，不得邮寄或交流动人员本人自带。对流动人员本人自带的人事档案，人才流动服务机构不得接收。

第十条人才流动服务机构接管流动人员人事档案，须由流动人员或其现所在单位办理委托存档手续。人才流动服务机构应与流动人员或其现所在单位签订档案管理合同书，合同书须明确双方的权利、义务等内容。

第十一条人才流动服务机构开具的转档手续，与机关、国有企事业单位开具的转档手续具有相同效力。机关、国有企事业单位必须凭人才流动服务机构开具的转档手续，方可接收流动人员人事档案。

第十二条人才流动服务机构应加强与流动人员及其现所在工作单位的联系，做好流动人员档案材料的收集工作，不断充实流动人员人事档案的内容。收集的材料，必须经过认真的鉴别。需经单位盖章或本人签字的，签字盖章后方能归入档案。

第十三条人才流动服务机构应按照干部档案整理工作的有关规定，认真做好流动人员档案材料的整理工作。在整理档案过程中，要防止丢失档案材料和擅自泄露档案内容，不得擅自涂改、抽取、销毁或伪造流动人员人事档案材料。

第十四条人才流动服务机构应按照《干部档案工作条例》中的有关规定，建立健全流动人员人事档案查阅、借阅工作制度和注意事项。

(一)查阅流动人员人事档案应办理审批手续。查阅单位应申明查阅理由，管档单位根据规定和需要确定需提供的档案材料。

(二)查阅单位应派中共党员到人才流动服务机构查阅流动人员人事档案。对不符合规定条件的，人才流动服务机构可根据实际情况向查阅单位介绍被查阅人的有关情况。

(三)人才流动服务机构对高级专业技术人员和涉及国家秘密的流动人员人事档案要严格保管，严格查阅手续。

(四)任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

(五)查阅档案必须严格遵守保密规定和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料，查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容。

第十五条人才流动服务机构应具备管理流动人员人事档案的物质条件，建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配备铁质的档案柜;经常检查库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施;档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。要不断研究和改进档案的保管方法和保护技术，逐步实现档案管理的现代化。

第十六条建立健全流动人员人事档案管理的内部规章制度，加强流动人员人事档案工作的政策研究和理论研究，实行目标管理，不断提高流动人员人事档案管理的效率和质量。

第十七条流动人员人事档案管理应由专人负责。档案管理人员必须是党性强、作风正、忠于职守、具有一定的档案管理专业知识的共产党员。

第六章监督与处罚。

第十八条对违反本规定有下列情形的，由党委组织部门和政府人事行政部门会同有关部门进行处理：

(一)擅自管理流动人员人事档案的单位或个人;。

(二)擅自涂改档案内容或伪造档案材料的;。

(三)擅自向外公布、泄露档案内容的;。

(四)在流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等管理工作中，出现违反本规定行为，造成严重后果的。

对前款所列情形负有责任的单位或直接责任者，要视情节轻重，给予批评教育或党纪、政纪处分;触犯法律的，要依法追究责任。

第七章附则。

第十九条人才流动服务机构管理流动人员人事档案，应本着“服务为主，适当收费”的原则，按照有关规定收取服务费，但不得以赢利为目的。

第二十条各省、自治区、直辖市可根据本规定制定实施办法或工作细则，并报人事部备案。

第二十一条本规定由人事部负责解释。

第二十二条本规定自颁布之日起施行。中共中央组织部、人事部《关于加强流动人员人事档案管理工作的通知》(人调发〔1988〕5号)和《关于进一步加强流动人员人事档案管理的补充通知》(人调发〔1989〕11号)同时废止。

酒店档案管理规定

1、为加强酒店档案管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，特制定本条例。

2、总经理室主管酒店档案工作，对酒店档案实行统筹管理，组织协调，统一高度，监督指导，并对档案工作人员进行培训。

3、酒店档案各部室及个人从事酒店公务活动直接形成的，对酒店有保存价值的各种文字、图象、声像等不同形式的历史记录。

4、酒店各部室和全体员工均有保存档案的义务，各部室须指定专人保管本部室的档案，档案工作人员应当忠于职守并具备专业知识。

5、各部室应按照酒店文书档案、管辖和保管期限表中的有关规定，收集、整理、保管归属本部门管理的档案，并向有管辖权的部室转交有关资料。有关组织和个人因工作需要须查阅各类档案时，各部门应提供方便并按规定办理借阅手续。

6、任何个人都不得将属于酒店所有的档案据为已有或者拒绝归档，对有下列行为之一的，根据情节轻重，将给予必要的处罚、处分，并根据档案的价值和数量，责令赔偿损失。

a、损毁，丢失或者擅自销毁部室应保存的档案，

b、将公务活动中形成的应归档的文件、资料据为已有，拒绝向组织和档案工作人员转交。

c、擅自提供、抄录、公布属于酒店档案以及应当保密的档案。

d、涂改，伪造档案。

e、玩忽职守，造成档案损失。

7、在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显着的单位或个人，由酒店保密委员会和总经理室给予奖励。

8、本条例由总经理室负责解释。

档案管理规定

第一条为加公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,维护公司合法权益,特制订本规定。

第二条本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

第三条公司及各部门、员工有保护档案的义务。

第四条档案工作实行统一领导,分级保管、分级查阅的原则,进行网络化管理。

第二章档案机构及其职责。

第五条公司各部门指定专人负责档案管理工作(即资料员)。

第六条档案工作由公司总经理统一领导,办公室负责接收,收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由办公室保管的'档案和提供其利用工作,并监督各部门、各下属子公司、各参股公司、各合资合作公司的档案工作。

第七条办公室应逐步完善档案制度,确保档案安全和方便利用,采用科学手段,逐步实现档案管理现代化。

第八条整理办法:。

1.方法:以问题特征为主,立小卷,一事一卷。

2.步骤:。

a.收集。

文书档案:当年立前一年的卷,并预立当年的卷。

企业科技档案类:立竣工工程卷,未竣工工程资料整理成册。

b.整理根据分类和成立时间整理。

c.分类根据下述分类方法分类。

d.立卷区分不同价值确定保管期限:永久、长期、短期。

第九条过程管理:。

1.属于公司保管的档案:公司及各下属子公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作,并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管,任何人不得据为己有。

2.属部门保管的档案:在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室,各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目录交办公室。

第十条监督:办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录,进行定期或不定期的检查,来监督各部门及各部门档案的管理工作。

第十一条销毁:须报总经理批准,销毁时应有两人以上负责监销,并在清单上签字。

第十二条公司档案的分类及编号:指定资料员经办公室培训后,按有关档案分类及编号要求操作。

第十三条在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。

第十四条借阅:因公司需要借阅文档的,应填好档案查阅单,员工不得随意外带有关公司重要的文件材料,确因工作需要外带,需办理档案外借手续,经办公室核准后,方可带出,用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失。

第十五条分级查阅:具体的查阅分档,公司拥有绝对的制定权。

第四章档案备份制度。

第十六条公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。

第十七条各部门应尽量采用电脑管理和工作,便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案,按《计算机管理办法》管理。

第十八条备份盘与源盘应分开存放,公司的备份盘应在公司外保存。

第五章处理条例。

第十九条有下列行为之一,据情节轻重,给予50~500元扣薪处理,若构成犯罪依法追究刑事责任:。

1.毁损、丢失或擅自销毁企业档案。

2.擅自向外界提供、抄摘企业档案。

3.涂改、伪造档案。

4.未及时上报归档或管理不善的档案管理者。

5.未按手续就借阅、外带者或越级查阅者(档案管理者同罚)。

第六章责任。

第二十一条本制度适用于伟凡公司各员工各部门。

第二十二条本制度监督责任部门为公司办公室,第一责任人为各部门指定的资料员;第二责任人为资料员所在部门的部门经理。

档案管理规定

为加强公司档案业务管理，进一步提高档案管理水平，保证档案的系统性与完整性，完善档案借阅手续，使公司档案管理达到规范化、合理化、标准化，更好地为公司各项工作服务，结合实际情况，特制定本制度，具体内容如下：

本公司所有需要归档的文件资料，包括：对公司在经营活动中形成的包括行政事务、企业管理、劳动人事、培训教育、安全管理、后勤服务、外事工作等有保存价值的原始材料，在生产经营管理上形成的经营决策、计划工作、统计工作、物资管理、产品销售、财务管理、生产调度、设备工装(模具)管理、能源管理等方面有保存价值的原始材料。

公司综合事务部为档案管理的职能部门，负责公司各类档案的管理工作。对公司各类档案进行收集、整理和归档。各部门根据工作需要配备专(兼)职档案管理人员，负责档案进室前的收集、整理和保管工作。各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围，定期向档案管理部门移交档案，确因工作需要继续使用的文件资料，原件移交档案室，使用部门留存复印件。

接收档案必须认真验收，并办理交接手续，维护档案的完整与安全，使档案更好地为公司各项工作服务。

在切实遵循《中国档案分类法》前提下,根据公司实际情况,将所涉及的档案划分为十大类：(a)行政管理、(b)人事管理、(c)财会档案、(d)生产经营管理、(e)技术质量安全管理、(f)基建档案、(g)外来文件、(h)声像档案、(i)实物档案、(j)其他档案。财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证、帐簿、报表等相关资料的收集、整理、归档。

实物档案是公司各类活动中形成的如模型、样品、赠品、证书、奖杯奖旗等实物。以上十类档案中，每一大类档案内容又要根据需要及实际情况分成若干小类进行管理。

4、归档要求。

（1）归档的文件材料要完整、系统、准确。

（2）归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明。

（3）存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。

（4）档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限。卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写“卷内目录”。目录各项必须填写清楚(一律使用用黑色中性笔填写)，字迹工整、清晰，装订整齐。

（5）档案盒(袋)内文件的排列：档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程度或形成时间先后排列。

（6）文件归档份数：一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。对无保存价值和重份文件，需要办理销毁手续。

（7）归档时间：部门或责任人应于相关工作结束后立即(最迟一周内)将应立卷归档的文件整理立卷，向公司档案管理部门移交归档。

5、档案的查阅和借阅。

（1）查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及时归还。

（2）查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必须复制的，应填写档案资料复制申请单，经所在部门经理签署意见后方可复制。

（3）原则上本公司内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必须由所在部门出具借阅申请并由部门经理签名认可。借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。借阅档案时应做到以下几点：

（4）借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找;。

（6）要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他人;。

（7）所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写;。

（8）借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚;。

（9）档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责任;。

（10）调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

档案移交必须办理移交手续，填写移交清单，经移交人签字，接收方核对签收。

要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射“五防”工作。档案柜所在办公室严禁吸烟。档案管理人员要定期对档案进行安全检查，发现问题要及时向领导报告，并采取补救措施。对于不易继续保存的档案资料，应及时予以复制;对于已破损的.档案资料应及时予以修复。为做好档案的提供和利用工作，所有文件资料均应按照其分类组卷，并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。

档案管理人员要做好档案资料的保密工作，档案管理部门除外，其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。

1、为规范机关及项目部文印管理，提高文印质量，根据有关规定，结合实际，制定本制度。

2、文印工作必须坚持“统一管理，分级负责”的原则，公司综合事务部为本公司文印管理职能部门，主管公司公文处理工作，各部、室、项目办及各项目部负责本部室各自的公文处理工作。

3、公司公文必须由公司综合事务部统一收发、分办、传递、督办、缮印、用印、立卷、归档和销毁。

4、公司行文程序规定如下：

根据文件性质和内容，由相关职能部门承办拟稿，部门负责人核稿签字，如多部门联合行文，必须由联合行文的部门会签后送公司综合事务部审稿。属行政序列文件须经行政领导签发，公司综合事务部统一编排字号和登记后，并打印出来。相关职能部门原拟稿人校对后，再缮印、用印和封发，文件底稿(附带二张正文)加盖公章后由档案室存档。

5、各类公文的拟稿、修改和签字必须使用钢笔，不准使用元珠笔和铅笔。经修改后的底稿，如果稿面较乱，必须由拟稿人或承办部门清稿后交付签发和打印。

6、上行文的呈办，下行文的执行、检查，均由拟文部门负责。

7、公司设立档案室，统管各类文件。实行文件立卷归档制度。档案管理人员负责并及时地对各类文件进行分类、标引、立卷、存档。

8、凡公司和各项目部在各项工作中办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，均应及时交档案室统一归档。

9、严格履行文件阅办手续。凡需借阅、传阅文件，均须及时签字、登记。档案管理人员须敦促限期归还。

10、外单位人员需查阅本公司公文案卷，必须持介绍信。查阅一般性公文案卷，由综合事务部部长审批;查阅重要公文和重要资料须经公司总经理审批。

11、归档公文和资料的复印或复制，必须经分管领导审批，并要在档案管理人员的监督下完成复印或复制工作。

12、严格保密制度，严守国家机密。凡属机密文件，承办部门或个人不得擅自带出分散保存，一律交档案室集中保管。密级文件未经上级批准，不允许复制。根据上级机关的要求和安排，文秘人员应按时上交标密文件。

13、有关公文的具体处理办法，按《公文处理办法》执行。

酒店档案管理规定

第一条为加强公司档案管理，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》，结合企业实际，制定本规定。

第二条公司档案实行集中与分级管理相结合的原则，档案室在总经理办公室领导下，负责全公司主体档案的管理，并对部门及所属单位档案管理工作进行指导、监督和检查。

第三条档案室履行下列职责：

（二）统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；

（三）指导各部门和所属单位文件材料的形成、积累、整理和归档工作；

（四）监督、指导本企业所属机构的档案工作。

第四条各部门确定人员负责归档文件材料的收集和整理，按各种档案归档时间定期交档案室集中管理。

第五条档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。

第六条归档的范围是公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料。

一、本企业内部形成的文件材料；

二、本企业所属单位和派出机构（包括境外机构）应报本企业的文件材料；

三、本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料；

四、本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料；

五、本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料；

六、本单位执行、办理的外来文件材料。

第七条归档的时间:

一、管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。

二、工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。

三、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

四、企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。

五、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。

六、电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

七、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。

第八条下列文件材料应随时归档：

一、变更、修改、补充的文件材料；

二、企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料；

三、企业产权变动过程中形成的文件材料；

四、其他临时活动中形成的文件材料。

第九条每年应对档案进行一次清理，从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别，确定各类档案的保管期限（文书、财务、科技档案见具体办法附表）。

公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。

第十条档案销毁的具体工作由档案室管理室承办，对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，立卷归档，永久保存。

第十一条送交档案形成部门（分公司）对拟销毁案卷的清册进行初审，经处（分公司）级负责人签字同意后，连同销毁档案的书面报告送总经理签字批准。

第十二条销毁时要有档案人员二人以上，并由主管部门派人监销，共同在销毁清册上签字。

第十三条档案管理人员和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及公司各项保密制度，认真做好保密工作。

档案管理人员，必须严格执行档案查阅借阅制度；履行借阅登记手续，认真审查审批权限是否符合规定的要求。

第十四条借出的档案材料务必定期归还。借出使用期间，不许转借他人，不许带入公共场所。

第十五条任何人不许将档案内容泄露给无关人员，如有泄露和公布档案内容者，应视情节轻重，按《档案法》要求严肃处理。

第十六条档案管理人员向借阅档案者提供、出具有关证明时，一定要以档案材料原始记载为依据，不得弄虚作假出假证；涉及企业机密的档案材料，必须经总经理同意后再作决定，严防泄密。

第十七条档案室禁止吸烟，严禁将易燃易爆物品和私人物品带入库房，明显处要有安全防火设备。

第十八条非档案管理人员，未经批准不准进入。

第十九条档案人员下班必须对档案室进行检查，锁好门窗、档案柜，切断电源后方可离开。

第二十条凡需利用档案者，均须填写文件查阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能凭单阅档。

第二十一条案卷一般仅供在档案室阅看，利用档案人员必须爱护档案，不得涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。

第二十二条查阅文书、人事、财务、科技档案，分别由总经理办公室、人事、党委、财务、技术、设计等主管部门负责人签批。抄摘档案内容，须主管部门同意才能带出档案室。如需复印档案资料，应有主管部门批准并在查阅单中注明复印内容，由总经理办公室安排。

第二十三条本单位借阅档案应由本部门负责人签字，外单位借阅档案，应持有单位介绍信，主管部门签署意见后，经总公司主管领导或总经理、党委书记批准。

第二十四条借阅期限不得超过15天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。

第二十五条借阅档案应严格履行手续，办理借阅登记，当面点交清楚。归还时严格检查，并在借用登记予以注销。借阅者要爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。

第二十六条档案管理人员对查阅借阅档案及归还档案，均应在档案查阅登记薄上进行登记；对重大或重要项目的查阅，要做好利用效果的反馈工作。

第二十七条总公司制定的其他专项档案管理办法及保管期限，为本规定的补充。

第二十八条本规定从印发开始实行。

企业档案管理规定

为加强本公司文书立卷工作，完善档案管理制度，特制定本规定。

2、适用范围。

归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本规定的规定，分别立卷归档。

3、原则。

公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

4、文件材料的收集管理。

坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

5、办公室收集。

凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

6、主管部门收集。

6.1一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

6.2公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。

6.3本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报销会议费用。

7、各部门专(兼)职文书的职责。

7.1了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

7.2认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份。

前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。

7.3承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。

8、归档范围。

8.1重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

8.2上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

8.3本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

8.4本公司的请示与上级机关的批复。

8.5本公司反映主要职能活动的报告、总结。

8.6本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

8.7信访工作材料。

8.8本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

8.9本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

8.10本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

8.11本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

9、平时归卷。

各部门者要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职文书集中统一保管。

10、案卷目录。

各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

11、资料送交。

公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理，送交本部门专(兼)职文书归卷。

12、登记。

专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。

13、案卷质量。

为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。

案卷质量的基本要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

14、归档资料。

归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整，会议记录、统计报表及简报等要及时送档案室存档。

15、档案检查。

档案室要定期开展档案质量检查。对于没有及时归档或者归档资料不全、格式不符合要求的，应当及时予以纠正。

16、本规定自布之日起施行。

档案管理规定

第一条为加强水利工程建设项目（以下简称"水利工程"）档案管理工作，明确档案管理职责，规范档案管理行为，充分发挥档案在水利工程建设与管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《水利档案工作规定》及有关业务建设规范，结合水利工程的特点，制定本规定。

第二条水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

第三条水利工程档案工作是水利工程建设与管理工作的重要组成部分。有关单位应加强领导，将档案工作纳入水利工程建设与管理工作中，明确相关部门、人员的岗位职责，健全制度，统筹安排档案工作经费，确保水利工程档案工作的正常开展。

第四条本规定适用于大中型水利工程，其他水利工程可参照执行。

第五条水利工程档案工作应贯穿于水利工程建设程序的各个阶段。即从水利工程建设前期就应进行文件材料的收集和整理工作；在签订有关合同、协议时，应对水利工程档案的收集、整理、移交提出明确要求；检查水利工程进度与施工质量时，要同时检查水利工程档案的收集、整理情况；在进行项目成果评审、鉴定和水利工程重要阶段验收与竣工验收时，要同时审查、验收工程档案的内容与质量，并作出相应的鉴定评语。

第六条各级建设管理部门应积极配合档案业务主管部门，认真履行监督、检查和指导职责，共同抓好水利工程档案工作。

第七条项目法人对水利工程档案工作负总责，须认真做好自身产生档案的收集、整理、保管工作，并应加强对各参建单位归档工作的监督、检查和指导。大中型水利工程的项目法人，应设立档案室，落实专职档案人员；其他水利工程的项目法人也应配备相应人员负责工程档案工作。项目法人的档案人员对各职能处室归档工作具有监督、检查和指导职责。

第八条勘察设计、监理、施工等参建单位，应明确本单位相关部门和人员的归档责任，切实做好职责范围内水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作；属于向项目法人等单位移交的应归档文件材料，在完成收集、整理、审核工作后，应及时提交项目法人。项目法人应认真做好有关档案的接收、归档和向流域机构档案馆的移交工作。

第九条工程建设的专业技术人员和管理人员是归档工作的直接责任人，须按要求将工作中形成的应归档文件材料，进行收集、整理、归档，如遇工作变动，须先交清原岗位应归档的文件材料。

第十条水利工程档案的质量是衡量水利工程质量的`重要依据，应将其纳入工程质量管理程序。质量管理部门应认真把好质量监督检查关，凡参建单位未按规定要求提交工程档案的，不得通过验收或进行质量等级评定。工程档案达不到规定要求的，项目法人不得返还其工程质量保证金。

第十一条大中型水利工程均应建设与工作任务相适应的、符合规范要求的专用档案库房，配备必要的档案装具和设备；其他建设项目，也应有满足档案工作需要的库房、装具和设备。所需费用可分别列入工程总概算的管理房屋建设工程项目类和生产准备费中。

第十二条项目法人应按照国家信息化建设的有关要求，充分利用新技术，开展水利工程档案数字化工作，建立工程档案数据库，大力开发档案信息资源，提高档案管理水平，为工程建设与管理服务。

第十三条项目法人应按时向上级主管单位报送《水利工程建设项目档案管理情况登记表》（附件1）。国家重点建设项目，还应同时向水利部报送《国家重点建设项目档案管理登记表》（附件2）。

第十四条水利工程档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。长期档案的实际保存期限，不得短于工程的实际寿命。

第十五条《水利工程建设项目文件材料归档范围和保管期限表》（附件3）是对项目法人等相关单位应保存档案的原则规定。项目法人可结合实际，补充制定更加具体的工程档案归档范围及符合工程建设实际的工程档案分类方案。

第十六条水利工程档案的归档工作，一般是由产生文件材料的单位或部门负责。总包单位对各分包单位提交的归档材料负有汇总责任。各参建单位技术负责人应对其提供档案的内容及质量负责；监理工程师对施工单位提交的归档材料应履行审核签字手续，监理单位应向项目法人提交对工程档案内容与整编质量情况的专题审核报告。

酒店档案管理规定

2.财务会计档案的范围：

2.1会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他凭证;

2.2会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿等;

2.3会计报告类：月度、季度、年度财务报告，及会计报表、附表、附注和文字说明等;

2.4其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清单、保管清册、销毁清册;各类经济合同(包括会签单、审批单等);银行开户许可证;其他有财务保存价值的资料。

3.财务、会计档案的装订应按类别、按编号顺序按时装订成册，标明月份、起止年、号数、凭证张数，由装订人、审核人、主管签章;具体时间要求如下：

3.1会计凭证：当月会计凭证必须于次月15日以前装订完毕

3.2会计账簿：电脑账本必须于次年1月底以前打印并装订完毕

3.3银行存款余额调节表、对账单：必须于次年1月底以前装订完毕

3.4财务报告：按年装订，必须于次年1月底以前装订完毕

3.5经济合同：按经济合同类别、所属项目来装订

4.当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务部门保管一年，期满后，编制移交清册，移交档案室保管。

5.凡需借阅会计凭证、账簿、财务报告三大类档案的，必须严格按以下规定办理：

5.1有权借阅本公司财务会计档案的人员为：集团的董事长、总裁及分管副总裁、财务总监、财务经理、审计经理;本公司的常务副总经理、财务经理和主管会计。

5.2其他人员需调阅有关财务会计档案的，必须本公司总经理和财务经理批准、且必须在财务部门查阅;未经财务总经理批准不得复印。

6.出纳人员不得兼管档案;

7.财务会计工作移交的规定：

7.1财务人员因故离开公司或工作调动时，必须与接管人员办理工作交接手续，否则不予办理离职手续。

7.2财务人员在办理移交工作手续前必须及时办理完毕未了的工作事项，移交人须填写工作移交清单，清单内容应包括交接日期、交接双方姓名及职务岗位、交接实物的名称和数量、凭证账册的名称数量及所属期限、文件名称及数量、其他需说明的问题，其中电子数据应说明存放目录和文件名称，并进行实际操作。

7.3本公司会计主管及以下人员的工作移交，由财务经理监交。

8本制度经公司总经理办公会讨论通过，自颁布之日起执行。

9本制度解释权在公司计划财务部。

档案室管理规定

(一)普通文件：

1、分类：

其他公司的一些宣传资料、光盘等;。

其他公司的投标书;。

公司购买的生产、技术、管理方面的书籍，光盘。

2、权限：

本公司员工可随时借阅、查看;。

除本公司外的其他人员，须持综合部部长签字的工作联系单方可借阅;。

(二)保密文件：

1、分类：

公司技术部的图纸、工艺卡;。

外来图纸、工艺卡;。

公司内各部门存档的资料、文件等。

2、权限：

如有需要，使用人可持有部门领导、综合部部长签字的工作联系单方可复印。

(三)机密文件：

1、分类：

各部门认为不可对外人公开的文件、资料等：

领导界定为机密的文件、资料等。

2、权限：

原则上不允许复印，如有需要使用人必须持有经部门领导、副总经理签字的工作联系单方可复印。

二、档案归档制度。

档案室负责收集(征集)、整理、分类、鉴定、保管、统计公司各类档案及有关资料。

(一)各部门存档时，需界定资料的存档级别，以方便查阅、管理。

(二)档案室资料在归档时，在分级的基础上，原则上按部门进行归档，公司购买的图书实行综合归档，技术部的图纸和工艺卡单独进行归档。

(三)档案室的每一个档案柜都要进行编号、整理，分类存放，并做好档案索引记录，方便使用时的及时查找。

(四)技术部的图纸和工艺卡进行存档时，必须是完整的2套图纸和4套工艺卡，并且是同时存档，并确保此时存档的图纸和工艺卡经审核已经没有错误，每套图纸和工艺卡的每一页都有技术部长的签字。

否则不予存档。

(六)公司购买的每本书籍都要及时存档，并整理好档案目录。

三、档案借阅使用制度。

档案是公司的宝贵财富，档案的开放利用工作，是整个档案工作的重要环节之一，也是档案工作的根本目的。

(一)在查阅档案时，只准查阅自己需要的部分，不得随便翻阅其他部分的内容，阅后要当面交点清楚。

(二)查阅档案者，不准拆卷、涂改，不准在档案上乱划或做标记，违者将依据有关规定予以处理。如需复制，须经档案馆允许。密件不准复制。

(三)借阅档案，原则上不超过半个月(15天)，届时未用完者，可到档案馆办理续借手续;借阅人出差时，借阅期限可适当放宽;借阅人调离的，应将所借档案及时归还。如需转借他人使用，须到档案馆办理转借手续。

(四)借出档案者应对档案的保密、安全和完整负责，不能泄密、丢失、转借、涂改、污损、拆散，违者将依据有关规定予以处理。

(五)借阅人持有的工作联系单，一定明确表明要借阅的文件名称，文件级别、查阅目的，查阅时间等详细内容，如果存在词语模糊，界定不明的现象，档案室管理员有权拒绝外借。

要科学地管理好档案，确保档案的安全，使之有效地为本公司的各项工作提供服务。

(一)对于档案室的管理，坚持“以防为主、防治结合”的原则。着重做好防火、防盗、防水、防尘、防霉、防虫、防鼠工作和档案室内湿度的控制、调节及照明管理方面的工作。

(二)档案室内严禁吸烟，严禁将易燃、易爆、易腐物品带进档案室。

(三)采取有效措施防治鼠、虫、霉害，定期进行检查，一经发现及时处理。

(四)档案室周围配备适当的消防器材，并按器材要求定期检查更换，档案室管理员应该懂得消防器材性能及使用方法，做到遇火能救。经常进行安全防火检查，确保万无一失。

(五)下班前，要检查所有门窗是否关严，检查灯是否关闭。周末及假期要切断档案室电源。

五、图书资料的购买制度。

档案室管理员负责公司员工及领导的图书及其他资料的购买。

(一)员工填写图书资料购买通知单，经部门领导、单位领导签字后，交档案室管理员。

(二)档案室管理员本着“适用、节约”的原则，采用合适的方式购买所需资料，要求必须有正规发票。

(三)图书买来后，携带书和发票去集团公司档案室进行存档和盖章，并办理《图书资料借阅手续》，然后由总部档案管理员在发票上签字。盖章后的图书资料需在本单位档案室进行存档后，方可通知所需部门办理图书借阅手续。

(四)填写《发票报销申请单》，后附发票，经部门领导，单位领导签字后交公司统计。

六、档案鉴定销毁制度。

做好档案鉴定销毁工作，剔除失去价值的档案材料，更好地保护珍贵档案和重要档案，是一项既严肃又细致的工作，必须以科学态度对待。

(一)档案鉴定工作，就是通过甄别和鉴定，将有价值的档案更好地保存。

下来，达到室藏档案既完整又精练。

(二)进行档案鉴定时，须由档案管理员和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。采取直接鉴定的方法，逐件地审查文件，准确地进行分析，判断其价值。

(三)档案鉴定后，对没有保存价值或保管期限已过的需要销毁的档案，报请相关的部门领导审批。重要档案文件需报请公司总经理审批后，方可销毁。

(四)要销毁的文件资料都必须编制销毁清册，方可销毁。

七、档案保密制度。

档案管理涉及公司的很多机密文件，档案管理员必须有高度的保密观念，严格遵守公司的档案保密制度。

(一)非档案管理员未经允许不得随意进入档案室，任何人未经批准不得将档案带出档案室，不得私自复制档案。

(二)档案室管理员不得私自摘抄和向外传播存档内容，不得以任何理由为借口对外泄露档案机密。

(三)档案管理员必须严格界定公司的档案文件的密级，对于机密、绝密档案必须使用专门的档案柜进行存放，并将档案柜上锁保存。

(四)对于需要销毁的档案或材料，必须经有关领导签字批准，并编制清册，由两人监销。办公废纸、废件、重复件等，要妥善保存，不得随意当垃圾倾倒，与需销毁档案或材料一并送机要局指定单位销毁。

(五)管理好档案室及档案橱门锁钥匙是档案管理员的责任，不得丢失、不得外借。

(六)档案管理员要有高度的责任心，要相互监督执行，经常进行保密检查，发现失密现象，及时报告，及早处理。

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新闻档案管理规定

为规范新闻档案的管理，中共中央宣传部、国家档案局发布了《新闻单位宣传报道档案管理暂行办法》，下面本站小编给大家介绍关于新闻档案管理规定的相关资料，希望对您有所帮助。

第一章总则。

第一条为了加强新闻单位宣传报道档案的科学管理，适应宣传报道工作发展的需要，更好地为党和国家的宣传事业服务，为建设社会主义的物质文明和精神文明服务，根据国家档案工作的有关规定，特制定本办法。

第二条新闻单位宣传报道档案是指各报社、通讯社、广播电台、电视台、新闻电影制片厂等新闻单位(以下简称各新闻单位)在宣传报道活动中形成的、经过整理归档的各种稿件、录音带、录像带、照片、新闻影片等不同载体的文件材料。它是各新闻单位宣传工作活动的历史记录，反映各新闻单位宣传党和国家的路线、方针、政策的情况，也反映全国各行各业不同时期革命和建设的面貌，是进行工作查考、经验总结、历史研究的依据和必要条件。

第三条宣传报道档案是各新闻单位全部档案的重要内容之一，也是国家档案的重要组成部分。在管理工作中，应该贯彻集中统一管理的原则。整理、保管好宣传报道档案，确保它的完整与安全，是各新闻单位的一项重要任务。

第四条各新闻单位的宣传报道档案工作应确定一名主要领导负责，由办公厅(室)或总编室主任直接领导，并根据工作需要建立、健全相应的档案管理机构，中央级新闻单位设立综合档案管理处(科)，省级新闻单位设综合档案管理科，地(市)级新闻单位设综合档案室，县级新闻单位配备专(兼)职人员，统一管理本单位在各项工作中形成的全部档案，各级新闻单位档案人员的编制，可根据档案数量的多少和工作任务的大小确定。

各新闻单位收集、整理、保管宣传报道档案所需经费，在本单位事业费中开支。

第五条各新闻单位的宣传报道档案工作，由各级专业主管机关和各级档案业务管理机关共同负责进行业务指导、监督和检查。

第二章归档的范围。

第六条党和国家领导人及上级党政机关主要领导人为本报、本社、本台(以下简称本单位)审批修改的稿件、改样、题词，批示本单位转载各报刊文章的原件和为本单位撰写文章的手稿。

第七条本单位主要领导人撰写和修改的重要稿件原稿。

第八条本单位定稿发表的阐明党和国家方针、政策的社论、评论、编辑部文章、评论员文章、观察家文章、重要述评的原稿和改样。

第九条著名专家学者、各界名人和著名国际友人为本单位撰写文章的手稿、讲演稿以及题词和书写字画的原件。

第十条本单位组织的专题。

调查报告。

的原稿和改样;经本单位调查处理的重要的读者来信(听众、观众来信)原稿及有关材料。

第十一条本单位记者采写并被评为年度省级以上好稿的稿件原稿和改样。

第十二条本单位编辑出版的报纸和各种有关宣传报道业务的出版物。

第十三条本台播出的重要新闻、通讯及各种专题节目的稿件原稿;本台为各国电台、各国电台为本台组织的重要节目稿。

第十四条本台节目时间表、电视节目串联单及重要电视片的。

解说词。

第十五条本厂摄制的新闻纪录影片的完成台本、分镜头本、解说词等文字材料。

第十六条本单位拍摄、录制的党和国家领导人及各级党政机关主要领导人的重要活动和各种重要会议的照片底片、录音带、录像带原版。

第十七条本单位拍摄、录制的反映工业、农业、国防、科技等各行各业改革和生产建设主要面貌以及各界知名人士和英雄模范人物重要活动的照片底片、录音带、录像带原版。

第十八条本单位拍摄、录制的外国首脑、驻华使节及外国代表团负责人来华的重要活动的照片底片、录音带、录像带原版。

第十九条本台录制播放的著名艺术家、文艺团体、表演人员演出的戏剧、音乐、曲艺、广播剧、电视剧(指电视台播出的电视剧录像带。制作电视剧过程中形成的艺术材料，属艺术档案)等文艺节目以及其他具有欣赏和保存价值的录音带、录像带原版和配套的文字资料。

第二十条本台录制播放的具有保存价值的各种专栏节目的录像带原版;本台与外国电视台合拍的录像带原版;本台为外国电视台、外国电视台为本台组织的电视节目的录像带。

第二十一条本厂摄制的各种新闻纪录影片(包括新闻杂志片和重要的纪录片)的原画面底片、录音声带底片、声画合成反正片、标准拷贝片。

第二十二条本单位在宣传报道工作中形成的其它具有保存价值的文字稿、录音带、录像带、照片、新闻影片等。

各新闻单位为采编、发稿、播放工作需要而搜集的文字材料、录音带、录像带、照片、影片等作为资料保存。

第三章整理和归档。

第二十三条各新闻单位内的业务部门，要将在宣传报道工作中形成的各种载体的文件材料的收集、整理、归档工作纳入本部门的工作程序，并作为有关人员的职责。宣传报道完毕的稿件、录音带、录像带、照片、新闻影片应由有关部门指定专人收集齐全，进行整理，定期归档。

第二十四条稿件可采用按时间、问题(节目、栏目)或时间、人物相结合的方法进行整理，分别组卷或装订成册，并拟出确切的标题，填写目录。

第二十五条录音带、录像带应按专题、时间进行分类整理，填写标签、卡片和目录，归档的录音带、录像带要声音清楚、画面清晰。

第二十六条照片按问题、地点、人物、时间相结合的方法进行整理，填写目录，注明作者，照片说明要写清新闻五要素，洗印统一规格的样片并分类装订成册。

第二十七条为了确保宣传报道档案的齐全和完整，任何部门和个人都不得私自保存、销毁和带走应归档的稿件、录音带、录像带、照片和新闻影片。

第四章管理和防护。

第二十八条各新闻单位的宣传报道档案，一般应由本单位档案部门集中统一管理。声像档案，可根据本单位的实际情况，采取在集中统一管理原则的指导下，实行相对集中保存的管理方法。

第二十九条宣传报道档案的管理要标准化。积极创造条件逐步应用电子计算机档案的检索、编目、统计等项工作并把电子计算机和现代化的缩微技术、通讯技术有机结合起来，实现管理自动化，提高档案的科学管理水平。

第三十条各新闻单位要积极改善宣传报道档案的保管条件，要有必要的设施和工具，做到防火、防盗、防尘、防虫(鼠)、防潮、防高温、防日晒。库房要保持整齐、清洁。

1、保存录音带、录像带的库房，必须严格按照技术要求设计;温度要保持在十八摄氏度至二十四摄氏度之间，相对湿度保持在百分之四十至百分之六十之间，要避开三十奥斯特以上的磁场。

2、保存照片、新闻影片的库房，要有专用的设备和必须的防护措施。照片库房温度要保持在十五摄氏度至二十五摄氏度之间，湿度保持在百分之五十五至百分之六十五之间。影片库房要特别注意防火，温度要保持恒定，最高不得超过十五摄氏度，湿度保持在百分之六十至百分之六十五之间。影片出库时，必须在缓冲间放置二十四小时以上。

第三十一条宣传报道档案工作人员要定期对档案进行检查，发现破损、变质或字迹模糊，要及时采取措施，进行修裱、复制等技术处理。

录音带、录像带要定期进行检查，根据需要，每隔一段时间重新缠绕一次，如发现磁带变形、断裂、磁粉脱落等现象，应及时进行补救。

照片底片要定期进行检查，有发黄、发霉、变质等现象时，要及时进行清洗和技术处理。

第三十二条宣传报道档案人员调动工作或机构变动时，应该做好档案的移交工作，编制移交目录，履行交接手续。

第五章利用和统计。

第三十三条各新闻单位的宣传报道档案管理部门，要制定切实可行的档案借阅制度，根据档案的重要程度，确定提供利用的范围，对于不同形式、不同载体的档案材料，采取不同的借阅办法，提出相应的使用要求。

第三十四条各新闻单位的宣传报道档案管理部门，要根据工作需要，编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，编辑各种汇编和参考资料，积极地提供档案为宣传工作服务。

第三十五条查阅涉及国家机密的文字材料和具有重要历史价值的录音带、录像带、照片、新闻影片时，必须严格审批手续。

第三十六条宣传报道档案，一般只供本单位在工作中查考使用;提供这些档案为外单位使用时，可适当收费。

第三十七条各新闻单位的宣传报道档案管理部门，应该做好档案的统计工作，对各种载体档案的收进、移出、利用、保护等情况，做到心中有数。统计数字要真实、准确，并按规定向有关部门呈报统计报表。

第六章鉴定和销毁。

第三十八条各新闻单位的宣传报道档案管理部门，对于保存期限已满的各种载体的档案材料，应根据《新闻单位宣传报道档案保管期限表》的规定进行鉴定。鉴定工作应由办公厅(室)主持，档案部门和有关业务部门共同参加，组成档案鉴定小组，对被鉴定的各种载体的档案材料，进行逐件地审查，提出存毁意见。

第三十九条已经鉴定准备销毁的各种载体的宣传报道档案材料，要逐件地编造清册，由鉴定小组审定后，申报本单位主管领导批准。

第四十条销毁各种载体的档案材料时，鉴定小组应指定二人以上进行监销，监销人应根据销毁清册，对被销毁的档案材料，进行认真地核对，确认无误时，方可销毁，并在销毁记录上签字。

第七章附则。

第四十一条各省可根据本《办法》的精神，结合本地区的实际情况，制定具体实施细则。

第四十二条中国人民解放军所属各新闻单位的宣传报道档案管理办法，由中国人民解放军总政治部参照本《办法》自行制定。

第四十三条本《办法》自颁布之日起试行。

病历档案管理规定

根据《医疗事故处理条例》和《医疗机构病历管理规定》，医院为保证档案病历客观、真实、完整，保护病人合法权益不受侵害，加强病历档案规范化管理，维护医务人员和医院的合法利益，制定如下规定：

(一)门诊病历由病人本人负责保管。

(二)各科室(病区)病历归档前，由各科室(病区)医护人员负责管理，各级医师应按《医疗机构病历管理规定》认真填写整理，由科室(病区)质控医师逐一复查，最后交科(病区)主任全面审阅，每份病历完善无误后再送交病案室。

(三)各科归档病案，由病案室严格验收。凡经审查属重要缺项，应通知科室(病区)至病案室修正，一周内未修改，则按审查评分情况计入科室(病区)归档病历质量分。

(四)由病案室负责集中管理住院病历档案，负责病历档案的整理、查核、登记、装订、计算机数据处理、病案信息质量审核和控制、档案上架和保管。任何科室(病区)或个人不得以任何理由拖延或拒绝出院病人的病历档案归档。

(五)严禁任何人涂改、伪造、隐匿归档病历。使用归档病历者，不得擅自拆卸、破损、剪贴、损毁和复制病历档案。

(六)医院职工(包括进修医师、实习生、研究生)不得私自藏匿出院病人病历档案，不得将自己或亲属的病历档案携走放置家中据为已有。非本院医务人员不得直接在病区内翻阅或携走病历档案。

(七)因医疗活动和复印等需要携带住院病历离开临床科室(病区)时，应由该科室经管医师负责携带和保管住院病历。

(八)医院职工未经管理人员同意，不得擅自进入归档病历库房翻阅病历。

(九)病案管理部门和个人应严格执行有关规定，妥善保管病案，严防病案遗失，如果因遗失病案而引发医疗纠纷将由遗失科室和遗失者负主要责任。

(一)除涉及对病人实施医疗活动的医务人员及医疗服务质量监控人员外，任何机构和个人不得擅自查阅病人的病历资料。

(二)因科研、教学需要要查阅本科室病历需经医教部审批同意后查阅，仅限于在病案阅览室查阅，不得外借出病案阅览室。跨科查阅病案，必须填写《病历调阅申请书》，申请书由申请科(病区)主任、病历所属科室(病区)主任签名及医教部同意后方可查阅，阅后立即返还，查阅者不得泄露病人的隐私。

(三)公安、司法机关因办理案件需要查阅病历档案时，查阅人必须出具采集证据的法定证明和执行公务人员的有效身份证件后，经医教部审批同意，书面通知病案管理人员提供服务。

(四)经医教部审批同意的其他情况可调阅病历档案。

(一)为防止病历的丢失引发医疗纠纷和影响医疗纠纷的处理，医院严格控制限制病历档案的借阅，除正常医疗活动必须借阅外，任何人不得以任何理由借阅病历。

(二)对病人实施医疗活动的医师，需要借阅归档病历时，必须办理借阅手续，原则上不得跨科借阅病历档案。

(三)借阅医院归档病历，只限于临床科室查房会诊、疑难病例讨论、死亡病例讨论，读片讨论会或病人再次入院需借出参考的病案。

(四)临床经管医师借阅归档病历，应填写病历借阅单，由科(病区)主任或副主任医师签字同意，并在病案管理室办理手续后方可借阅。

(五)各临床科室医护人员，无权将本科室住院病人的病历档案，私自借给他人。

(六)医院职工外出进修、出国和调离时，必须归还自己所借的归档病历，签注销病历档案借阅清单后，人事管理部门方可办理离院手续。

(一)根据《医疗机构病历管理规定》，在医教部审批同意后，提供病历档案复印。

(二)我院受理下列人员或机构复印病历档案资料的申请：

1、病人本人或其代理人;。

2、死亡病人家属及其代理人;。

3、保险机构、公安、司法机关。

(三)医教部受理复印病历申请时，申请人须按下列要求提供有关证明材料。

1、申请人为病人本人的，应提供其有效身份证明;。

5、申请人为保险机构的，应当提供保险合同复印件，承办人员的有效身份证明，病人本人或其代理人同意的法定证明材料;病人死亡的，应当提供保险合同复印件，承办人员的有效身份证明，死亡病人近亲属或其代理人同意的法定证明材料，合同或者法律另有规定的除外。

6、公安、司法机关因办理案件，需要复印病历资料的，公安司法机关应出具采集证明的法定证明及执行公务人员的有效身份证明。

(四)申请复印病历档案资料，必须填写申请表，经医教部登记、审核后，通知病案室提供病历资料客观部分的复印，并在申请人核对无误共同签字后，加盖证明印章。

(五)住院病人住院期间的病历，因医疗活动或病人需要复印病历资料时，必须按照上述第3条(1)(2)之规定提供有关证明材料，并经医教部审核同意后，由临床科室(病区)医师负责携带和保管病历资料到病案资料室复印。在经管医师和申请人在场的情况下，提供复印病历档案资料的客观部分，并经申请人核对无误后，在病人、医师和病案室负责提供复印工作人员共同签字后，加盖证明印章。

(六)医院提供复印病历档案资料，可按照规定收取工本费。

(七)医院提供申请人复印的病历档案资料包括：住院病历中的住院志(即入院记录)、体温单、医嘱单、化验单(检验报告)、医学影像检查资料、特殊检查(治疗)同意书、手术同意书、手术及麻醉记录单、病理报告、护理记录、出院记录。

档案管理规定

第一条为加强档案管理，保障完整收集、安全保管和有效利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《广东省档案条例》等法律、法规，结合本市实际，制定本规定。

第二条本市行政区域内的档案收集、管理和利用活动适用本规定。

第三条各级人民政府应当将档案事业建设列入本地区国民经济和社会发展规划，统筹安排档案事业发展所需经费。

各级人民政府应当将档案信息化建设纳入当地信息化建设总体规划，建立档案信息公共服务体系，提高档案利用效率。

第四条市档案行政管理部门主管本市的档案工作，负责组织实施本规定。

区、县级市档案行政管理部门主管本行政区域内的档案工作，业务上受市档案行政管理部门的监督和指导。

第五条机关、人民团体、企业事业单位和其他组织应当建立健全档案管理制度，集中、统一管理本单位的档案;同时为档案工作提供必要的条件，保障依法开展档案工作。

机关、人民团体、国有企业事业单位和属于国家所有的其他组织的档案列入国有资产管理范围。

第六条各级国家档案馆负责收集和永久保管多种门类的档案，并向社会提供利用。各级国家档案馆收集档案的范围，由同级档案行政管理部门制定，报同级人民政府批准后公布实施。

专门档案馆负责收集和永久保管特定领域的档案，并向社会提供利用。专门档案馆收集档案的范围，由其行政主管部门会同市档案行政管理部门制定。

部门档案馆负责收集、保管本部门及其所属机构形成的档案，并在一定范围内提供利用。部门档案馆收集档案的范围，由其主管部门制定，报市档案行政管理部门备案。对报送备案的收集档案范围中不符合国家档案管理业务规范的规定，市档案行政管理部门应当提出修改意见。

第七条机关、人民团体、国有企业事业单位应当自成立之日起3个月内建立档案工作机构或者指定专人负责本单位的档案工作，同时报同级档案行政管理部门备案。

备案的内容包括档案工作机构的名称、库房设备、档案管理人员，及其他应予备案的事项。备案事项发生变化的，各单位应当自变化之日起30日内向原备案部门办理变更或者注销登记。

本规定生效前尚未备案的单位，应当自本规定生效之日起30日内向同级档案行政管理部门备案。

第八条机关、人民团体、企业事业单位和其他组织应当配备专职或者兼职的档案工作人员。档案工作人员应当具备专业知识，并接受档案管理岗位培训。

档案工作人员工作调动时，交接双方应当对保管的档案进行清点、登记，并进行业务交接，以保证档案工作的连续性。

第九条电子文件的归档范围和保管期限应当参照国家关于纸质文件归档范围和保管期限的规定执行。应该归档的电子文件应当在形成后即时归档。具有永久和长期保存价值的电子文件，应当制成纸质文件与原电子文件的存储载体一同归档，同时使两者建立关联。不能制成纸质文件的视频、音频电子文件，应当按照国家标准以通用格式存储于磁性载体或者光盘，脱机保管。

磁性载体上的归档电子文件应当每4年转存一次，原载体同时保留至少4年。存储归档电子文件的磁性载体应当每满2年、光盘每满4年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于10%。发现问题应当及时采取恢复措施，确保归档电子文件安全有效。

机关、人民团体、企业事业单位和其他组织应当指定有关部门或者专人负责本单位的电子文件归档工作，将电子文件的管理纳入本单位的文件管理制度和相关人员的岗位职责。

本规定所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

第十条机关、人民团体、国有企业事业单位应当按照下列规定移交档案：

(三)每年的6月30日之前向同级国家档案馆移交上一年度归档的电子文件;。

(五)被撤销的单位的档案，自单位被撤销之日起3个月内，向被撤销单位的市属主管部门移交，无主管部门或者主管部门不具备接收条件的，向同级国家档案馆移交。

列入国家档案馆收集范围并依法可以随时向社会开放的档案，可以提前向同级国家档案馆移交。

各单位应当严格遵守移交档案的期限，不得以任何理由拒绝移交。

第十一条各级国家档案馆应当建立和健全档案收集制度，广泛收集、征集下列档案、资料：

(一)反映本地区重大活动的档案、资料;。

(二)反映本地区著名人物的档案、资料;。

(四)反映本地区历史的具有保存价值和地方特色的档案、资料。

第十二条机关、人民团体、国有企业事业单位应当在下列资料和物品形成或者获得后的5年内向同级国家档案馆移交：

(三)反映本市经济社会各项事业发展情况和具有历史性保存价值的其他资料和物品。

第十三条机关、人民团体、企业事业单位和其他组织应当在每年6月30日前向同级国家档案馆报送档案的电子目录，国家另有规定的除外。

各区、县级市国家档案馆、市专门档案馆和部门档案馆应当在每年8月30日前向市国家档案馆报送档案的电子目录和已开放档案的电子文件。

第十四条重大活动主办或者承办单位应当负责档案的收集、整理和移交工作。

主办或者承办单位应当在重大活动举办之前通知同级档案行政管理部门，并会同档案行政管理部门制定重大活动档案收集方案，明确重大活动档案管理的责任部门和人员，落实相应的保障措施。

同级档案行政管理部门应当对重大活动形成的档案的收集、整理、鉴定和保管等工作给予指导。

本条所称重大活动是指：

(一)党和国家领导人在本市的公务活动;。

(二)省领导在本市的重要公务活动;。

(三)市领导的重要公务活动;。

(五)在全市具有重大影响的政治、经济、科学、技术、文化、宗教活动或者公益性活动;。

第十五条行政区划调整或者机构的设立、变更、撤销时，有关单位应当接受档案行政管理部门的监督指导，做好档案的收集、整理和归档工作，并按照国家和省、市的有关规定向国家档案馆移交档案，同时向同级档案行政管理部门报告档案移交情况。

第十六条基本建设工程、科学研究成果、产品试制、重要设备开箱以及其他技术项目进行验收、鉴定时，应当通知本单位的档案工作机构参加。档案部门应当对该项目档案进行检查验收，并签名确认。对项目档案收集不齐全、整理不规范的，档案部门应当提出整改意见。

各级人民政府投资主管部门组织或者委托组织进行竣工验收的固定资产投资项目，同级档案行政管理部门应当对该项目档案进行验收。未经档案验收或者档案验收不合格的项目，项目业主不得进行或者通过该项目的竣工验收。

第十七条非国家所有的单位的档案，对国家和社会有保存价值的，有关单位应当向所在地国家档案馆报送目录。

企业事业单位和其他组织具有对国家和社会有保存价值档案，又不具备档案保管条件的，可以向所在地国家档案馆寄存。

第十八条档案馆建设应当符合国家关于档案馆建筑设计规范和标准的要求，档案馆的设施、设备应当达到档案安全保管和方便利用的条件。

依法负有向市国家档案馆移交档案义务的机关、人民团体、国有企业事业单位，应当根据每年档案产生的数量，设置能够存放20年以上档案的库房和必需的办公用房;依法负有向区、县级市国家档案馆移交档案义务的机关、人民团体、国有企业事业单位，应当根据每年档案产生的数量，设置能够存放10年以上档案的库房和必需的办公用房。

档案馆应当妥善保管存储与管理电子数据的设施设备，确保档案信息安全。

第十九条档案馆应当按照国家有关规定，定期向社会公布应开放档案的目录，为利用者提供检索、阅览、复印等档案公共服务项目。

档案馆向公众提供的档案、资料，应当逐步以缩微品或者其他形式的复制件代替档案原件;对古老的或者具有重大保存价值的珍贵档案、资料，应当以复制件代替原件。

各级国家档案馆是同级人民政府公开信息的查阅场所，应当配备相应的设施、设备，通过现场查阅和网络查询的方式方便公众查阅利用已公开现行文件。

第二十条机关、人民团体、企业事业单位和其他组织应当把档案信息化建设纳入本单位信息化建设规划，统一设计和实施，加快推动档案数字化工作，实现档案管理系统与本单位信息系统的互联互通。

档案馆应当建立档案信息公共服务体系和档案信息资源数据库，逐步实现档案信息资源共享，依法向社会提供所保管的已公开的档案信息资源。

第二十一条寄存档案的所有权属于寄存档案的所有者，未经档案所有者同意或者授权，档案馆不得向他人提供利用或者擅自公布。

鼓励私有档案向社会开放。

第二十二条档案馆提供社会利用的档案可以按照国家规定的收费标准收取费用。

机关、人民团体、企业事业单位、其他组织和个人利用其所移交、捐赠、寄存的档案，档案馆应当优先、无偿提供。

第二十三条有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门或者有关行政管理部门责令限期改正，对有关单位或者相关责任人员给予通报批评;情节严重或者逾期不改的，由任免机关或者监察机关按照管理权限对相关责任人员依法给予行政处分：

(二)违反本规定第六条，擅自颁布和实施专门档案馆收集范围的有关规定的;。

(三)违反本规定第七条，不按规定办理档案工作机构备案的;。

(四)违反本规定第九条，未建立电子文件管理制度，或者未按规定归档管理电子文件的;。

(八)违反本规定第十八条，档案保管条件不符合规定，危及档案安全的;。

(九)其他违反档案法律、法规、规章的行为。

法律、法规、规章对违反档案管理行为设定了行政处罚的，从其规定。

第二十四条档案工作人员有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关行政管理部门或者监察机关按照管理权限依法给予行政处分;构成犯罪的，依法追究刑事责任：

(一)违反本规定第十九条，不按规定开放档案或者提供利用档案的;。

(三)其他违反档案法律、法规、规章，造成档案损失的行为。

第二十五条本规定自2008年7月1日起施行。

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档案管理规定

为加强我校档案工作的整体建设，提高档案管理水平，充分发挥档案在学校各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及国家教委有关文件精神，结合我校档案工作实际，特制定如下制度：

一、档案是学校工作的重要组成部分，是维护学校历史真实面貌的一项重要工作，为加强领导，由学校校长分管、监督与检查。

二、档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真贯彻党和国家的`方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律、严守秘密，身体健康，具备档案业务知识和一定的科学文化知识。

三、学校应归档的文件材料，文件清楚，字迹也必须清楚，各项签署要完备，符合文件归档要求。

四、学校形成的或接收的文件材料，均要档案员按照文书处理工作程序规定办理，对处理完毕和批存的文件，应及时收集分别立卷归档。集中统一管理，不得由个人分散保管。

五、凡有需查阅档案者，必须持介绍信经有关领导批准，档案员方可借阅，查阅人员需在档案室查阅，查阅时不得把案卷拆散、涂改、损毁或转让他人。

六、档案室钥匙只归档案员一人保管，外出或请假不得委托他人保管。档案室要注意防盗、火、虫、尘、潮等，定期检查档案保管情况。

七、学校的各种档案要分类排列上架、摆放有序，开编制目录、索引、卡片等必要的检查工具，做到查找方便。

八、档案员要熟记学校各种档案保管期限情况。对永久、长期、短期三种已达到本单位保管年限，要及时向上级档案部门移交。

人事档案管理规定

人事档案收存员工的履历、自传、鉴定(考评)、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资等方面的`有关文件材料，因此，它能记录员工个人成长、思想发展的历史，能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容，是员工个人信息的储存库，它概括地反映员工个人全貌。

1.2现实性。

由于员工仍在工作，其人事档案成为人事(劳动)部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据。

直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志。

1.3真实性。

人事档案必须做到整体内容完整齐全，个体材料客观真实，才能为用人部门提供优质服务。

1.4动态性。

人事档案建立后，其内容不是一成不变的，随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。

因此，人事档案必须注意做好新材料的收集补充，力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”，这就要求人事档案必须打孔装订，以便随时补充新材料。

1.5流动性。

人事档案要发挥应用的作用，必须坚持“档随人走”，在员工调走后的一周以内，必须将其人事档案转往新的管理部门。

“有档无人”，这样的无头档案，保管得再好也无意义。

1.6机密性。

人事档案的内容涉及个人功、过等诸多方面情况，有的从侧面反映了一些重大历史事件，有的是个人向组织汇报而不能向他人(包括家庭成员)言及的内心隐秘等，因此，人事档案属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，不能向社会无条件地提供服务。

即使是处于档案管理机构的个人也不能查阅自己的人事档案。

人事档案的六大性质要求档案管理人员在进行档案管理时，必须本着认真、负责、严谨的态度并采用科学的手段，保守档案机密，维护人事档案材料的完整，以便档案材料的高效利用。

因此档案管理人员的素质对档案管理工作有着极大的影响。

2档案管理工作对档案管理员的要求。

档案管理人员在工作中，要严格遵守材料归档制度、转递制度、检查核对制度、统计制度和保卫保密制度。

归档材料时，对材料进行鉴别，保证其真实性，将符合归档要求的材料按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。

如有新的档案材料应及时归档，在目录上补登材料名称及有关内容，力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”;出现档案转移情况时，须填写《转递人事档案材料的通知单》，密封包装档案资料，通过机要交通转递，不能交本人自带。

收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回，并及时在档案底账上注销，做到“档随人走”，避免“有档无人”;定期对档案进行检查核对和统计，确保档案材料无霉烂、虫蛀等损害。

统计人事档案材料收集补充、整理、保管、利用以及库房设备等情况，检查档案保管环境的安全性;档案应由专人保管，库房、档案柜保持清洁，不存放无关物品。

任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。

无关人员不得进入库房。

2.2具有档案意识。

档案意识，是指人们对档案的性质和价值的认识，对档案工作的性质、地位和作用的认识。

档案管理人员要有档案意识，要认识到档案工作是管理档案和提供档案信息为社会实践服务的一项业务系统。

作为服务“窗口”，档案部门及档案管理人员应坚持“以人为本”的服务理念，提供周到、细致、全面的服务，积极为利用者解决档案利用过程中出现的一些难题，满足使用人、使用部门的利用需求。

由于人事档案具有记载人生轨迹的真实性和全面性，因此，人事档案的收集、整理、开发、利用十分重要。

这就要求档案管理人员要有较强的责任心，做到口勤、手勤、脚勤，认真、及时地到各部门、科室收集应该归档的档案材料，并对档案材料内容认真审核之后将材料进行鉴别归档。

此外，档案管理人员还应督促职工将相关材料交给档案部门。

使人事档案的收集和归档工作做到不丢失、不积压，客观地反映事实，保证人事档案工作制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。

2.3具有一定的信息处理能力。

如何利用计算机技术对人事档案进行信息存储、检索，进而实现网络化管理，已经成为人事档案管理工作的重要议题，计算机替代传统的手工操作指日可待。

档案部门提供给利用者的将不再只是纸质档案，而是大量的电子文件。

档案管理人员不再整天忙于收集、整理、进库取卷等繁琐低效的工作，而是负责将丰富的档案信息数字化，通过专用网络向社会传播，使档案成为重要的信息资源。

这一趋势要求档案管理人员要具有一定的学习能力，掌握计算机相关知识，不断提高自身业务能力，以科学高效的手段进行人事档案管理，从而提高人事档案信息资源的开发和利用程度。

综上所述，档案管理人员作为档案与利用者之间的媒介与纽带，要具有高度的责任感、较强的业务能力和计算机应用能力，爱岗敬业，勤勤恳恳，不计名利，坚持以人为本的服务理念，实现“档案为人人，人人重档案”的美好目标。

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档案管理规定

第一条为加强中心站档案的科学管理，保护和利用档案信息资源，为中心站各项事业发展服务，根据《档案法》以及国家档案管理部门有关规定，结合中心站档案工作的实际，制定本办法。

第二条本办法所称档案，是指中心站在各项工作中形成的具有保存价值的各种文书、基建、资料、业务等不同载体和内容的文件材料，它是中心站在各项工作活动中形成的历史记录，反映中心站不同时期的历史面貌，是中心站工作查考、制定决策的重要依据。

第三条中心站档案工作是中心站相关工作的组成部分，是提高中心站工作效率和工作质量的必要条件，是维护中心站历史面貌的一项重要工作，必须加强对档案工作的领导，将其列入中心站的工作计划，统筹安排，保障档案工作的顺利进行。

第五条中心站档案工作接受同级档案行政管理部门的监督和指导。

第六条中心站在各项工作中形成的所有档案，包括文书、基建、资料、业务等档案，均由中心站综合档案室统一保管，任何部门和个人不得擅自留存，以确保档案的完整和安全。

第七条中心站在各项工作中形成的各种门类、载体的档案材料，由各部门初步整理后，及时向综合档案室移交;业务档案则由业务部门整理完毕之后，再向综合档案室移交。归档的文件材料必须齐全、完整、准确。

第八条综合档案室负责档案材料接收后的归档、管理工作，对各门类、载体的档案，都要进行系统化整理，保持归档材料之间的历史联系，区分保存价值，便于利用管理，并编制各类档案的检索工具，积极主动提供档案利用，开发档案信息资源，为本单位各项工作服务。

第九条综合档案室要建立档案的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，并按规定准确编制档案工作统计报表，及时上报档案行政管理部门。

第十条综合档案室要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案进行登记造册，经档案鉴定领导小组审核、分管档案领导批准后方可销毁，任何人不得擅自销毁档案。

第十一条中心站的档案库房应做到有防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防高温高湿等设施。要定期检查档案保管状况、对破损的档案应及时修补、复制或作其他技术处理。

第十二条综合档案室要建立健全档案的借阅制度，根据档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批权限。

第十三条档案人员要忠于职守，遵纪守法，具备档案管理的有关专业知识，熟悉业务技能，能胜任本职工作。档案工作岗位人员要相对稳定，确因工作需要调动时，应在离职前办好交接手续。

第十四条综合档案室应按时向上级机关移交由本单位制发的、或由本单位收到的省级以上(含省级)政府及政府部门颁发的正在执行的非秘密现行文件;在本单位保管已超过的永久、长期文书档案，连同档案目录和有关的检索工具一并向上级机关移交。

档案室管理规定

(一)普通文件：

1、分类：

其他公司的一些宣传资料、光盘等；

其他公司的投标书；

公司购买的生产、技术、管理方面的书籍，光盘。

2、权限：

本公司员工可随时借阅、查看；

除本公司外的其他人员，须持综合部部长签字的工作联系单方可借阅；

(二)保密文件：

1、分类：

公司技术部的图纸、工艺卡；

外来图纸、工艺卡；

公司内各部门存档的资料、文件等。

2、权限：

如有需要，使用人可持有部门领导、综合部部长签字的工作联系单方可复印。

(三)机密文件：

1、分类：

各部门认为不可对外人公开的文件、资料等：

领导界定为机密的文件、资料等。

2、权限：

原则上不允许复印，如有需要使用人必须持有经部门领导、副总经理签字的工作联系单方可复印。

档案室负责收集(征集)、整理、分类、鉴定、保管、统计公司各类档案及有关资料。

(一)各部门存档时，需界定资料的存档级别，以方便查阅、管理。

(二)档案室资料在归档时，在分级的基础上，原则上按部门进行归档，公司购买的图书实行综合归档，技术部的图纸和工艺卡单独进行归档。

(三)档案室的每一个档案柜都要进行编号、整理，分类存放，并做好档案索引记录，方便使用时的及时查找。

(四)技术部的图纸和工艺卡进行存档时，必须是完整的2套图纸和4套工艺卡，并且是同时存档，并确保此时存档的图纸和工艺卡经审核已经没有错误，每套图纸和工艺卡的每一页都有技术部长的签字。

(五)技术部存档的每套图纸和工艺卡必须是经过编号的，档案袋的正面需填写部门、类别、密级、编号、总页数、发放范围等信息，缺一不可。存档时，档案室管理员需要查看每套图纸的编号是否则正确，填写是否有漏项等，否则不予存档。

(六)公司购买的每本书籍都要及时存档，并整理好档案目录。

档案是公司的宝贵财富，档案的.开放利用工作，是整个档案工作的重要环节之一，也是档案工作的根本目的。

(一)在查阅档案时，只准查阅自己需要的部分，不得随便翻阅其他部分的内容，阅后要当面交点清楚。

(二)查阅档案者，不准拆卷、涂改，不准在档案上乱划或做标记，违者将依据有关规定予以处理。如需复制，须经档案馆允许。密件不准复制。

(三)借阅档案，原则上不超过半个月(15天)，届时未用完者，可到档案馆办理续借手续；借阅人出差时，借阅期限可适当放宽；借阅人调离的，应将所借档案及时归还。如需转借他人使用，须到档案馆办理转借手续。

(四)借出档案者应对档案的保密、安全和完整负责，不能泄密、丢失、转借、涂改、污损、拆散，违者将依据有关规定予以处理。

(五)借阅人持有的工作联系单，一定明确表明要借阅的文件名称，文件级别、查阅目的，查阅时间等详细内容，如果存在词语模糊，界定不明的现象，档案室管理员有权拒绝外借。

要科学地管理好档案，确保档案的安全，使之有效地为本公司的各项工作提供服务。

(一)对于档案室的管理，坚持"以防为主、防治结合"的原则。着重做好防火、防盗、防水、防尘、防霉、防虫、防鼠工作和档案室内湿度的控制、调节及照明管理方面的工作。

(二)档案室内严禁吸烟，严禁将易燃、易爆、易腐物品带进档案室。

(三)采取有效措施防治鼠、虫、霉害，定期进行检查，一经发现及时处理。

(四)档案室周围配备适当的消防器材，并按器材要求定期检查更换，档案室管理员应该懂得消防器材性能及使用方法，做到遇火能救。经常进行安全防火检查，确保万无一失。

(五)下班前，要检查所有门窗是否关严，检查灯是否关闭。周末及假期要切断档案室电源。

档案室管理员负责公司员工及领导的图书及其他资料的购买。

(一)员工填写图书资料购买通知单，经部门领导、单位领导签字后，交档案室管理员。

(二)档案室管理员本着"适用、节约"的原则，采用合适的方式购买所需资料，要求必须有正规发票。

(三)图书买来后，携带书和发票去集团公司档案室进行存档和盖章，并办理《图书资料借阅手续》，然后由总部档案管理员在发票上签字。盖章后的图书资料需在本单位档案室进行存档后，方可通知所需部门办理图书借阅手续。

(四)填写《发票报销申请单》，后附发票，经部门领导，单位领导签字后交公司统计。

做好档案鉴定销毁工作，剔除失去价值的档案材料，更好地保护珍贵档案和重要档案，是一项既严肃又细致的工作，必须以科学态度对待。

(一)档案鉴定工作，就是通过甄别和鉴定，将有价值的档案更好地保存下来，达到室藏档案既完整又精练。

(二)进行档案鉴定时，须由档案管理员和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。采取直接鉴定的方法，逐件地审查文件，准确地进行分析，判断其价值。

(三)档案鉴定后，对没有保存价值或保管期限已过的需要销毁的档案，报请相关的部门领导审批。重要档案文件需报请公司总经理审批后，方可销毁。

(四)要销毁的文件资料都必须编制销毁清册，方可销毁。

档案管理涉及公司的很多机密文件，档案管理员必须有高度的保密观念，严格遵守公司的档案保密制度。

(一)非档案管理员未经允许不得随意进入档案室，任何人未经批准不得将档案带出档案室，不得私自复制档案。

(二)档案室管理员不得私自摘抄和向外传播存档内容，不得以任何理由为借口对外泄露档案机密。

(三)档案管理员必须严格界定公司的档案文件的密级，对于机密、绝密档案必须使用专门的档案柜进行存放，并将档案柜上锁保存。

(四)对于需要销毁的档案或材料，必须经有关领导签字批准，并编制清册，由两人监销。办公废纸、废件、重复件等，要妥善保存，不得随意当垃圾倾倒，与需销毁档案或材料一并送机要局指定单位销毁。

(五)管理好档案室及档案橱门锁钥匙是档案管理员的责任，不得丢失、不得外借。

(六)档案管理员要有高度的责任心，要相互监督执行，经常进行保密检查，发现失密现象，及时报告，及早处理。

档案室管理规定

为加强我公司各类档案的收集、整理、管理和利用，根据中华人民共和国国家档案法，中华人民共和国档案工作有关条例、办法的精神，特制订本规定。

第一条档案室是在公司的统一领导下，主管全公司各类档案(包括人事档案)的工作部门。是公司党政文书资料、人事档案保存使用的场所，列为公司安全管理重点防火、要害部位，工作人员应特别做好安全工作。

第二条综合档案室所保存的各类档案(资料)系国家档案的一部分，其所有权属天拖公司，任何人不得私自挪用、毁损。

第三条综合档案室由综合办公室主管，设主任一人，专职兼职档案管理人员若干人。综合办公室主任兼任综合档案室主任。综合办主任变更，则综合档案室主任随之自然变更。

第四条档案室是机密部位，严格执行《中华人民共和国保密法》。严格执行国家的保密范围和密级的规定。非工作人员未经批准，不得随便进入室内。

第五条严格执行有关档案的收、发管理和借阅制度，各类资料进入档案室，必须严格登记制度、借还制度，机密资料、人事档案严防丢失、严防泄密事件的发生。经常性的进行保密检查，借出的涉及密级的档案，节假日前要收回。任何人未经批准不得将档案带出档案室，不得随便复印和摘抄。

第六条档案室应按时通风、透气、干燥，做好防湿、防虫蛀的工作。

第七条室内消防器材、报警设备常年完好，性能良好有效。

第八条严禁将任何火种带入室内，任何人不准在档案室内吸烟。严禁存放易燃易爆和私人物品。

第九条建立安全检查制度，检查门、窗、电的关闭和执行制度情况。门窗坚固防盗，工作人员离开必须随手关窗锁门，假期、节日要特别加强看护，确保安全。

第十条对违反档案法或不执行有关档案管理规定的部门或个人，造成档案破损、丢失的，综合办公室有权给予批评或视情节轻重建议公司或上级安保机关予以批评、罚款、行政处分。